Autoscriber

Zorgprofessionals besteden een aanzienlijk deel van hun werktijd aan administratieve taken, met name aan het vastleggen van klinische notities. Deze administratieve werkdruk leidt tot minder tijd voor patiëntcontact, hogere werkdruk, risico op burn-out en variatie in de kwaliteit van verslaglegging. In veel zorgdomeinen, zoals ziekenhuiszorg, GGZ, forensische zorg en de eerstelijn, is deze druk de afgelopen jaren verder toegenomen.

Autoscriber is ontwikkeld om dit vraagstuk structureel te verlichten. De technologie helpt zorgverleners door gesprekken automatisch om te zetten in duidelijke, gestructureerde conceptnotities die voldoen aan klinische standaarden. Hierdoor ontstaat meer tijd en aandacht voor de patiënt, wordt de kwaliteit van documentatie consistenter en neemt het risico op fouten af. Daarnaast draagt de oplossing bij aan vermindering van administratieve lasten op organisatieniveau en ondersteunt het de transitie naar efficiëntere, digitale zorgprocessen.

Het doel van Autoscriber is om zorgprofessionals te ontlasten, de kwaliteit van verslaglegging te verbeteren en de beschikbare tijd voor directe patiëntenzorg te vergroten, zonder in te leveren op veiligheid of nauwkeurigheid en om simpelweg tijd op zich te besparen.

Doelgroep

Autoscriber geeft onder andere onderstaande doelgroepen aan:

Medisch specialisten en arts-assistenten
Binnen zowel poliklinische als klinische settingen, waaronder spoedeisende hulp, interne geneeskunde, neurologie, orthopedie, cardiologie, psychiatrie en andere specialismen waar uitgebreide dossiervoering noodzakelijk is.

Verpleegkundigen en verpleegkundig specialisten (VS/PA)
Zowel in acute zorg als in chronische trajecten, waar gestandaardiseerde en efficiënte rapportages belangrijk zijn.

GGZ-professionals
Psychiaters, psychologen, SPV’s en behandelaren in basis- en specialistische GGZ die baat hebben bij nauwkeurige verslaglegging en tijdsbesparing in gesprekken waar nuance en context cruciaal zijn.

Forensische zorg
Zorgverleners in de forensische psychiatrie, ambulante forensische teams en klinieken, waar consistente documentatie, zorgvuldigheid en beveiligde gegevensverwerking essentieel zijn.

Hoe werkt het?

Tijdens het consult luistert Autoscriber mee (live of via audio-opname), herkent medische terminologie en relevante context, en zet dit realtime om in heldere, gestructureerde conceptnotities volgens gangbare medische verslagleggingsnormen. Deze conceptnotities worden altijd door de zorgverlener gecontroleerd en gevalideerd voordat ze worden opgeslagen in het EPD.

Autoscriber is ontworpen om de administratieve lasten voor zorgverleners te verminderen, de kwaliteit van verslaglegging te verhogen en de patiëntenzorg te verbeteren. De oplossing draait in een veilige, schaalbare cloudomgeving en voldoet aan relevante Europese normen voor gegevensbescherming en informatiebeveiliging.

Randvoorwaarden voor gebruik

Voor een succesvolle inzet van Autoscriber zijn zowel organisatorische als contextuele randvoorwaarden van belang. Deze zorgen ervoor dat de technologie effectief gebruikt kan worden en goed aansluit op de dagelijkse praktijk van zorgprofessionals.

Beschikbaarheid van geschikte hardware en infrastructuur
Zorgverleners moeten beschikken over een stabiele internetverbinding en een apparaat waarmee audio betrouwbaar kan worden opgenomen, zoals een smartphone of computer met microfoon. De instelling moet daarnaast een veilige digitale werkomgeving bieden.

Duidelijke processen en werkinstructies en onboarding gebruikers.
De implementatie vraagt om afgestemde werkafspraken over wanneer en hoe Autoscriber wordt ingezet. Denk aan afspraken over opname, validatie van conceptnotities en verwerking in het EPD. Een standaard werkwijze bevordert uniform gebruik. Zorgverleners moeten worden ondersteund met korte trainingen en begeleiding zodat zij de technologie efficiënt en veilig kunnen toepassen. Bekendheid met de mogelijkheden en beperkingen van automatische notitiegeneratie is essentieel. Autoscriber levert hier een Custumer Success Manager en een Implementatiemanager voor. Van de organisatie hebben we een projectteam nodig.

Integratie met bestaande systemen
Voor optimaal gebruik moet de organisatie kunnen voorzien in gestroomlijnde processen voor het overnemen van notities in het EPD. Indien er technische integraties mogelijk zijn, is afstemming met de IT afdeling en EPD leverancier noodzakelijk.Integratie is overigens niet noodzakelijk en de meeste pilots doen we buiten het EPD om met onze standalone oplossing.

Draagvlak binnen de organisatie
Succesvolle implementatie vraagt betrokkenheid van zowel zorgverleners als management. Heldere communicatie over doelstellingen, voordelen en verwachtingen versterkt adoptie en duurzaam gebruik.

Privacy en informatiebeveiliging
De organisatie moet beschikken over beleid en procedures die voldoen aan Europese wet en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Gebruikers moeten op de hoogte zijn van deze richtlijnen en zorgvuldig omgaan met audio en conceptnotities.

Type organisaties

Autoscriber kan worden ingezet door diverse typen zorgorganisaties die te maken hebben met structurele verslaglegging en administratieve lasten. Voor een succesvolle uitvoering is het belangrijk dat de organisatie beschikt over digitale processen, IT-infrastructuur en zorgprofessionals die de technologie kunnen gebruiken. Typische uitvoerende organisaties zijn:

• Ziekenhuizen en klinieken
• GGZ-instellingen
• Forensische zorginstellingen
• Huisartspraktijken en eerstelijnszorg
• Digitale zorgplatforms en EPD-leveranciers
• Onderwijs- en opleidingsinstellingen in de zorg
  
  

Beschikbare materialen

Voor een succesvolle implementatie van Autoscriber zijn diverse materialen en ondersteunende middelen beschikbaar om gebruikers en organisaties te begeleiden. Voor meer informatie over de beschikbare middelen kan je contact opnemen met de aanbieder. 

• Gebruikershandleidingen en quick-start guides
• Trainingen en onboarding
• Implementatiechecklists
• Integratie- en IT-documentatie
• Voorbeeldprotocollen en sjablonen
• Support en communicatiekanalen
• Educatieve en promotiematerialen
• Flyer voor patiënten/cliënten
  
  

Toetsing & certificering

Autoscriber heeft de volgende certificeringen:

• ISO 27001
• NEN7510

In oktober 2025 is de toetsing bij digizo.nu succesvol afgerond. 

Gebruikers

Binnen het forensische zorgveld wordt autoscriber gebruikt bij DFZS/De Waag.
Daarbuiten bij meer dan 40 ziekenhuizen en klinieken, diverse huisartsenpraktijken, meerdere GGZ instellingen en veel individuele psychologen-praktijken.

Ervaringen

Hoewel Autoscriber in de forensische zorg nog in beperkte mate wordt gebruikt, zijn er lopende pilots en initiële ervaringen die waardevolle inzichten bieden. Daarnaast kunnen ervaringen uit vergelijkbare domeinen zoals GGZ en ziekenhuiszorg als indicatie dienen.

Duur en context van gebruik
De meeste pilots lopen 3 maanden, met dagelijkse toepassing tijdens consulten of gesprekken met cliënten.
In forensische pilots wordt Autoscriber ingezet voor zowel intakegesprekken als behandelrapportages en overdrachten naar justitiële instanties.

Uitdagingen
Integratie: koppeling met bestaande dossiersystemen en workflows vereist soms technische ondersteuning van IT-afdelingen.
Adoptie en training: gebruikers hebben tijd nodig om vertrouwd te raken met het controleren van conceptnotities en het aanpassen van workflow.
Privacy en vertrouwelijkheid: vanwege de gevoeligheid van informatie in de forensische zorg is continue aandacht voor databeveiliging essentieel. Ook in de uitleg naar de cliënt.

Geleerde lessen

• Duidelijke werkafspraken en standaardisatie van processen versnellen acceptatie en zorgen voor consistente notities.
• Regelmatige feedback van gebruikers helpt de AI beter af te stemmen op specifieke terminologie en contexten binnen forensische zorg.
• Korte onboarding en praktische training verhogen de gebruiksvriendelijkheid en het vertrouwen in de technologie

Positieve ervaringen

• Gebruik van Autoscriber vermindert de administratieve werkdruk en geeft meer tijd voor directe cliëntinteractie.
• Conceptnotities verhogen de consistentie en volledigheid van dossiers.
• Pilots tonen aan dat gebruikers de technologie intuïtief vinden en bereid zijn deze structureel toe te passen zodra randvoorwaarden goed zijn geborgd.

Onderstaand is door autoscriber zelf aangeleverd.

Hoewel Autoscriber in de forensische zorg nog beperkt is toegepast en de effectiviteit nog niet volledig empirisch bewezen is, zijn er sterke aanwijzingen dat de technologie goed aansluit bij de behoeften van deze sector:

Overdracht van bewezen principes uit vergelijkbare zorgdomeinen
Autoscriber is uitgebreid getest en gevalideerd in ziekenhuiszorg en GGZ, waar vergelijkbare uitdagingen spelen: veelvuldige verslaglegging, complexe dossiers en hoge eisen aan nauwkeurigheid. De principes van automatische notitiegeneratie en gestructureerde verslaglegging zijn direct toepasbaar op forensische zorg, waar consistentie en detailniveau cruciaal zijn.

Vermindering van administratieve lasten
Forensische zorgprofessionals besteden een groot deel van hun tijd aan het opstellen van rapportages voor behandelplannen, rapportages aan justitie en interne dossiers. Automatische notitiegeneratie kan deze administratieve druk aanzienlijk verlagen, zoals is aangetoond in ziekenhuis- en GGZ-settings.

Verbetering van datakwaliteit en consistentie
De technologie zorgt voor gestandaardiseerde verslaglegging, waardoor belangrijke informatie minder snel verloren gaat en dossiers beter vergelijkbaar en audit-proof zijn — een groot voordeel in forensische trajecten waarin precisie en verantwoording essentieel zijn.

Ondersteuning van privacy- en beveiligingsstandaarden
Autoscriber is ontworpen met hoge normen voor gegevensbescherming, een cruciaal aspect voor forensische zorginstellingen die werken met gevoelige informatie.

Conclusie vanuit autoscriber:
Gezien de bewezen effectiviteit van Autoscriber in nauw verwante zorgdomeinen en de directe aansluiting op de specifieke behoeften van forensische zorg (tijdwinst, consistentie, nauwkeurigheid en veiligheid), is het zeer waarschijnlijk dat de technologie succesvol kan worden toegepast binnen deze sector.

Publicaties

Er is in het verleden en met een vorige versie van Autoscriber ook wetenschappelijk onderzoek gedaan in het LUMC. Een korte samenvatting inclusief de belangrijkste uitkomsten:

* 22 medische studenten maakten 430 samenvattingen van gesimuleerde consulten.
* Vergelijking van drie methodes: handmatig; automatisch; automatisch + handmatig bewerken.
* Tijd per samenvatting: handmatig 202 seconden; automatisch + bewerken 186 seconden.
* Kwaliteitsscore (modified PDQI-9): handmatig 31 punten; automatisch 25 punten (significant verschil).
* Automatische samenvattingen bevatten meer woorden maar minder lexicale diversiteit.
* Automatisch genereren met menselijke bewerking levert tijdswinst op zonder grote kwaliteitsverlies.

Link naar de publicatie over dit onderzoek: Resultaten onderzoek met LUMC