Smartintake.AI

SmartIntake AI

SmartIntake AI is een spraakgestuurde applicatie die automatisch professionele gespreksverslagen genereert op basis van audiomateriaal. De technologie ondersteunt zorgverleners met efficiënte, veilige en consistente verslaglegging binnen uiteenlopende psychologische, medische en forensische contexten.

SmartIntake AI is ontwikkeld om de administratieve last van zorgprofessionals in de GGZ te verlagen. Veel behandelaren ervaren hoge werkdruk door tijdrovende verslaglegging, wat ten koste gaat van direct cliëntcontact. De technologie automatiseert gespreksverslagen op basis van audio-opnames, waardoor professionals meer tijd overhouden voor inhoudelijke zorg. Het doel is efficiëntere dossiervorming, hogere kwaliteit van verslaglegging en meer werkplezier voor zorgverleners, zonder concessies te doen aan veiligheid, nauwkeurigheid of privacy.

Doelgroep

De primaire doelgroep van SmartIntake AI zijn zorgprofessionals binnen de GGZ, zoals psychologen, psychiaters en orthopedagogen. Subgroepen zijn onder meer jeugd- en volwassenenzorg, alsook forensische behandelaren. Intermediaire doelgroepen zijn EPD-leveranciers. De interventie is geschikt voor professionals die cliëntgesprekken voeren en verslaglegging verrichten. De inclusiecriteria zijn: basiskennis van digitale systemen en toegang tot audio-opnames. De contra-indicaties zijn: situaties waarin gesprekken niet opgenomen mogen worden of waar spraakherkenning technisch onmogelijk is.

Randvoorwaarden voor gebruik

Voor een goede uitvoering van SmartIntake AI is minimale technische kennis vereist; een korte instructie volstaat. De applicatie werkt via een beveiligde webomgeving en vereist enkel een laptop of telefoon met microfoon. Er is geen installatie nodig. Voor optimaal gebruik is het belangrijk dat de organisatie toestaat om gesprekken op te nemen en dat cliënten geïnformeerd worden. SmartIntake AI is compatibel met gangbare EPD-systemen; integraties met o.a. Intramed, Medicore en Visma zijn beschikbaar. Gebruikers hoeven geen ervaring te hebben met AI.

Type organisaties

SmartIntake AI is inzetbaar binnen diverse zorgsectoren, waaronder de geestelijke gezondheidszorg (GGZ), jeugdzorg, forensische zorg, verslavingszorg en revalidatiezorg. De technologie is geschikt voor zowel ambulante als poliklinische settings en kan worden gebruikt in individuele praktijken, groepspraktijken en instellingen. Ook organisaties in beschermd wonen (BW) of maatschappelijke opvang (MO) kunnen de tool inzetten bij begeleidingsgesprekken. Dankzij de flexibiliteit en aanpasbaarheid van het systeem is het breed toepasbaar in uiteenlopende zorgomgevingen waar verslaglegging onderdeel is van het zorgproces.

Beschikbare materialen

Er zijn diverse materialen beschikbaar ter ondersteuning van de implementatie, waaronder een uitgebreid online documentatiecentrum, instructievideo’s, voorbeeldrapportages, stapsgewijze handleidingen en interactieve onboarding in de applicatie. Daarnaast bieden ze op verzoek trainingen en demo’s aan voor teams of individuele zorgverleners.

Toetsing en certificering

SmartIntake AI is effectief bewezen.

Gebruikers

SmartIntake AI wordt momenteel gebruikt door meer dan 1.000 psychologen, verspreid over zowel zelfstandige praktijken als grotere organisaties in de geestelijke gezondheidszorg. Enkele van de gebruikers zijn onder andere Psychologie Biesheuvel, ZoZijn, Praktijk Buitenzinnig, Wij Zijn Broer en Koos Utrecht.

Ervaringen

Onderstaande informatie is aangeleverd door Smartintake.AI zelf.

• Tijdsbesparing: Psychologen geven aan dat het rapporteren tot 30-50% minder tijd kost.
• Verhoogde cliëntinteractie: Door niet te hoeven typen tijdens het gesprek is er meer aandacht voor de cliënt.
• Minder administratieve druk: Gebruikers rapporteren meer werkplezier en minder werkstress.
• Meer gedetailleerde rapportage: Veel gebruikers geven aan dat de verslagen vollediger en consistenter zijn dan wanneer zij deze zelf schrijven, doordat de AI gestructureerd informatie ophaalt en alle besproken thema’s meeneemt.

Interne data-analyse (n = >1.000 sessies)

Er is een analyse uitgevoerd op meer dan 1.000 gesprekken die via onze applicatie zijn verwerkt. Hieronder staan de belangrijkste resultaten:

• Acceptatiegraad: Meer dan 95% van de gegenereerde rapportages wordt door de gebruiker met minimale aanpassingen overgenomen.
• Gebruik: Gebruikers blijven de tool frequent gebruiken na eerste gebruik, wat wijst op tevredenheid en praktische toepasbaarheid.

• Gebruiksvriendelijkheid: Gebruikers ervaren het systeem als intuïtief en eenvoudig te integreren in het bestaande werkproces. De meeste gebruikers zijn binnen enkele minuten vertrouwd met het gebruik van de AI-rapportage.
• Tijdswinst: De technologie levert een significante tijdsbesparing op in het opstellen van verslagen (gemiddeld 30 tot 50% reductie in tijdsbesteding per verslag). Hierdoor blijft er meer tijd over voor cliëntcontact.
• Kwaliteit: Gebruikers rapporteren dat de inhoudelijke kwaliteit van de verslagen gelijk blijft of verbetert dankzij de consistentie en structuur die de AI biedt. Met name de nauwkeurigheid van relevante terminologie wordt gewaardeerd.
• Adoptie en tevredenheid: Meer dan 90% van de gebruikers geeft aan de technologie te willen blijven gebruiken. Er zijn positieve terugmeldingen ontvangen van zowel individuele behandelaars als grotere instellingen.